저 같이 하루종일 컴퓨터앞에 앉아있는 사람들은 대부분 의사소통을 이메일로 하게 됩니다.
심지어는 바로 옆에 앉아 있는 사람에게도 메일을 보낼 일이 종종 발생하지요.
이메일이 생활의 일부가 되다보니 종종 사소한 오해부터 사람 빡돌게 만드는 골치아픈 일까지도 심심찮게 발생합니다.
저도 며칠전에 메일 때문에 열받는 일이 생겨서 이 기회에 제가 생각하는 올바른 이메일 작성법에 대해 얘기해볼까 합니다.
뭐, 대부분은 아시는 얘기가 될것 같긴하지만... ^^;
- 본인의 의사를 명확히, 그리고 되도록 짧게 쓴다.
웹질을 해보니 제목에 메일의 의도가 명확히 드러나도록 하는게 좋다고들 합니다. 동감입니다.
"안녕하세요 OOO입니다" 라는 제목은 가장 피해야할 제목인듯 합니다.내용 역시 첫 문장에 결론부터 얘길 하는게 좋겠습니다. 이후 그에 대한 근거나 의견을 피력하는게 올바른 방법이겠지요.
제 경험으로 가장 좋은 방법은 필요없는 사람은 배재하는 것입니다. 어설프게 쓸데 없는 사람을 넣었다가는 상사에게서 핀잔을 듣기 딱 좋지요. 메일을 봐야할 사람이 더 있다면 회신을 받은 사람이 전달을 하던가 아니면 OOO에게도 보내달라고 얘길 하게 마련이지요.
"참조자"로 추가할 사람 역시 주의 깊게 선정해야합니다. 자기가 보낸 메일에 대해 알아야 하지만 구체적인 액션이 필요없는 사람이라면 참조에 추가합시다.
개인적으로는 며칠전에 몇몇 사람에게 메일을 한 통 보냈는데, 팀장이 그런 메일은 보내기 전에 자기와 상의해서 보내라고 하더군요. 도데체 보내기 전에 상의를 해야하는 내용의 기준이 뭔지 알 수 없지만, 지금 생각해보니
팀 밖으로 나가야 하는 모든 메일은 그냥 팀장에게 보내면 되겠더군요. ㅋㅋㅋ- 내가 쓴 메일은 꼭 읽을거란 생각은 버려라(반대도 마찬가지~)
가장 중요한 내용 같은데요, 내가 보낸 메일을 상대방이 반드시 읽을 거라는 착각은 하지 않는 편이 좋습니다. 간혹 짜증스럽게 "메일 안봤어요?" 라고 되묻는 사람이 있는데, 당연히 못 볼 수도 있습니다. 정말로 어떤 의사를 전달하길 원한다면 메일을 보내고 적당한 시간이 지난 후에
전화로 확인을 하거나, "읽음 확인 기능"을 넣는 것이 좋습니다.
저는 "예" 라는 한 글자를 써서 보낼지라도 마지막에 "감사합니다" 라는 인사말을 꼭 추가합니다. 최소한 예의는 지켜야겠지요. 글이 말보다 더 확실한 내용을 전달할 수 있겠지만, 반대로 상대방과 대화하는 것 보다 더 큰 오해와 불신을 낳을 수도 있습니다. 왜냐하면 서로의 감정을 충분히 전달하기에는 많은 시간과 어려움이 따르기 때문이지요. 물론 말로서도 그러한 분위기를 전달하는 것이 불가능하지는 않지만, 그러기엔 시간이 너무 아깝지 않을까요? 부가적인 내용은 그냥 대화로 하는게 훨씬 서로간의 신뢰에 도움이 됩니다.
"이런 바보같은 짓을 왜 하는지 저는 잘 이해가 안되는군요..." 는 "싸우자!!!" 와 동일한 의미~.상대방이 뭔가 회신을 얻길 원하는 내용이었다면 그냥 씹지 말고 회신은 하는게 좋습니다. 위에서 말씀드린대로 그냥 "예", "아니오" 정도로도 충분합니다. 또는 회신에 시간이 좀 걸릴것 같다면 "알았다. 좀 더 확인해보고 다시 연락주겠다" 정도가 적당하겠습니다.
제가 겪은 최악의 경우로는 몇 달 동안 메일을 수차례 보내도 연락이 없다가 막상 만나서 메일 봤냐고 물어보면, "아 그거, 무슨말이냐?" 라고 묻는 건 뭔지... -_-;;; 한마디로 무시하는거죠. 기분 드럽죠.맨 처음 얘기와 약간 다른 관점에서 본 건데, 최소한 메일을 봤다면 무슨 내용인지 읽어는 봐야하는 거 아닌가요? 읽어보면 뭔 얘기인지 다 나오는데,
제목만 보고 메일 내용을 그대로 말로 해달라는 경우를 많이 봐왔습니다. 주로 상사들인데요, 메일을 읽을 시간이 없으니 빨리 말로 해달라는거죠. 난독증이라도 걸린건지... -_-;;; 이런 사람들에게는 그냥 메일에 제목만 써서 보내고 내용은 "별도 문의" 라고 적으면 간단히 해결될듯... 괜히 신경써서 메일 길게 쓸 필요 없죠.
- 중요한 메일은 근거를 남겨라.(자기 자신을 숨은 참조로 넣는다)
당연히...
그 동안 생각했던 것들은 이 정도군요.
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